Mỗi ngày, chúng ta đều đối mặt với hàng ngàn công việc cần hoàn thành. Tuy nhiên, cách thức mà mỗi người sắp xếp công việc lại khác nhau. Có người tổ chức thời gian thong thả, có người có nhiều thời gian rảnh để dành cho bản thân, trong khi đó, có người luôn “bận rộn” miệt mài suốt cả đời. Vì vậy, việc biết cách sắp xếp và ưu tiên công việc sẽ giúp bạn tận dụng thời gian một cách hiệu quả hơn. Đây là cơ sở để nâng cao năng suất công việc và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

 

Tham khảo 5 bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hàng ngày bạn có thể áp dụng

1. Dành 10 phút lên danh sách tất cả các công việc

Việc đầu tiên bạn cần làm là ghi lại cả công việc và việc cá nhân trong ngày trên một tờ giấy. Dù đó chỉ là việc đi mua thực phẩm hay họp với sếp và đồng nghiệp, hãy đưa chúng vào cùng một danh sách. Sau khi liệt kê hết các công việc, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên dựa trên tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp, thời gian và giá trị của từng việc.

2. Đánh dấu những việc quan trọng và  khẩn cấp

Trên danh sách công việc của bạn, hãy đề ra một deadline cụ thể cho mỗi mục. Điều này giúp bạn xác định được các công việc cần hoàn thành ngay và lập kế hoạch cho các deadline trong tương lai. Ngay cả với các công việc không gấp, hãy đặt một kỳ hạn cho chúng để tránh việc trì hoãn và giúp bạn tập trung hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hơn.

3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp 

Trong cuốn 7 thói quen của người thành đạt phát hành năm 1989, doanh nhân, diễn giả chính Stephen Covey khuyên ta nên phân loại công việc (sau đó sắp xếp thứ tự) theo tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp.

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc bạn cần hoàn thành trước tiên
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Sắp xếp trước thời gian cho những việc này và đừng để gián đoạn
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Giao cho người khác.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Loại bỏ khỏi danh sách công việc

Bạn có thể áp dụng một chiến lược khác để đảm bảo việc quan trọng được ưu tiên, đó là phương pháp Most Important Tasks (Công việc quan trọng nhất – MIT). Với chiến lược này, bạn sẽ tạo một danh sách riêng chỉ gồm ba công việc cần làm vào ngày đó. Khi chọn ba công việc, bạn cần dựa trên tầm quan trọng trước, rồi mới đến mức độ khẩn cấp. Cách xác định không khó, bạn có thể cân nhắc mục tiêu và tự hỏi bản thân: Công việc nào ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng nhiều nhất? Hôm nay tôi cần làm gì để đạt mục tiêu đó nhanh chóng hơn? Đây là cách giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng nhất trong ngày và làm chúng trước.

4. Cân nhắc thời gian và công sức mỗi hoàn thành mỗi công việc 

Nhìn vào danh sách công việc dài dằng dặc, nhiều người cảm thấy choáng ngợp và cảm giác này thường khiến họ trì hoãn và giảm năng suất. Để tái tạo tinh thần, bạn có thể đánh giá các công việc theo mức độ công sức cần bỏ ra. Nếu danh sách công việc quá đầy đủ, bạn có thể ưu tiên hoàn thành những mục cần ít thời gian và công sức nhất để giảm bớt áp lực. Sau đó, bạn sẽ cảm thấy dễ chịu hơn và có động lực để tiếp tục hoàn thành những mục còn lại trong ngày.

5. Gạch bỏ các việc đã hoàn thành trong bản danh sách. 

Chúc mừng bạn đã hoàn thành các công việc trong danh sách! Hãy tận hưởng khoảnh khắc thư giãn khi đánh dấu từng mục một, hoặc nếu muốn, bạn có thể cắt vụn tờ giấy đó và đốt chúng trên lửa. Đừng quên dành ít nhất một phút để tự thưởng cho mình sau mỗi thành công nhỏ!